Quais documentos devem ser apresentados durante uma certificação?

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A Exigência Documental sob o Rito da Portaria Inmetro nº 200/2021 (RGCP)

Sob a égide estrita da Portaria Inmetro nº 200/2021, que aprova os Requisitos Gerais de Certificação de Produtos (RGCP), o processo de solicitação de certificação exige que o fornecedor (fabricante nacional ou importador) entregue formalmente ao OCP um rol documental completo e auditável. De acordo com o subitem 6.2.1 do RGCP, a documentação instrutória deve ser apresentada preferencialmente em língua portuguesa (ou traduzida oficialmente quando o original for em idioma diverso do inglês ou espanhol) e conter, obrigatoriamente:

1. Documentação de Constituíção Jurídica: Contrato social ou estatuto vigente acompanhado do Cartão do CNPJ do fornecedor solicitante, que comprove sua condição legal no país, além da identificação completa de endereço e unidades fabris do fabricante estrangeiro, quando aplicável.
2. Memorial Descritivo do produto: Documento técnico detalhado que descreve o projeto, os componentes, os esquemas elétricos ou mecânicos, os materiais utilizados, o funcionamento e as variações de modelos do objeto a ser certificado.
3. Documentação Fotográfica do Objeto: Fotos externas e internas em alta resolução, de todas as faces, detalhando entradas, saídas, botões de acionamento, placas de identificação, logotipos e avisos de segurança.
4. Layout de Embalagens, Rótulos e Manuais: Arte final das embalagens, rascunho da aplicação do Selo de Identificação da Conformidade e manual de instruções em português, viabilizando o atendimento aos requisitos das portarias e normas.
5. Comprovação do Sistema de Tratamento de Reclamações: Procedimentos e registros auditáveis do Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC), comprovando o atendimento ao Item 7 do RGCP para todas as marcas comercializadas.
6. Documentos Específicos por Modelo de Avaliação: No caso de certificação por lote (Modelo 1b), a norma exige a apresentação da Licença de Importação (LI/LPCO) ou Declaração de Importação (DI/Duimp), acompanhada da identificação dos lotes de fabricação. Quando a certificação adota o Modelo 5, exige-se também a documentação do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) do processo produtivo ou certificado válido na norma ABNT NBR ISO 9001.

O Impacto da Inconsistência Documental no Processo de Avaliação

De acordo com o subitem 6.2.1.2.4 da norma, a documentação técnica deve ser mantida permanentemente atualizada pelo fornecedor e disponibilizada ao OCP sempre que ocorrer qualquer alteração no projeto, na matéria-prima ou no processo produtivo do objeto. O OCP é responsável por realizar a análise crítica documental e confrontar os dados constantes no Memorial Descritivo com as identificações técnicas verificadas durante os ensaios laboratoriais e auditorias.

Caso o fornecedor solicitante deixe de entregar os documentos requeridos ou não sanar eventuais pendências no prazo regulatório fixado pelo OCP, o subitem 6.2.5.3 do RGCP determina a interrupção ou o cancelamento do processo de certificação. A reabertura do processo exige novo peticionamento e repetição das etapas de análise.

A Atuação da Andraplan na Estruturação do Dossiê Regulatório

Para prevenir indeferimentos e paralisias administrativas, a Andraplan atua na compilação, tradução técnica, revisão e padronização do dossiê instrucional dos seus clientes. A atuação preventiva assegura que toda a documentação técnica esteja integralmente compatível com as exigências dos Requisitos Gerais de Certificação de Produtos (RGCP) antes da submissão ao Organismo de Certificação de Produtos (OCP).

Nossa equipe conduz a elaboração completa do Memorial Descritivo, analisa o correto agrupamento de famílias de produtos para redução de amostragem, revisa os arquivos de arte gráfica de embalagens e manuais para adequação ao Selo do Inmetro e estrutura a política de tratamento de reclamações de clientes de acordo com as exigências do RGCP. Posteriormente, gerenciamos a submissão e o acompanhamento do processo no sistema do OCP e o peticionamento do Registro de Objeto junto ao Inmetro, quando aplicável.

Além da instrução inicial do processo, a Andraplan assume a gestão contínua de atualização do dossiê técnico ao longo de todo o ciclo de vida do produto regulado. Como prevê o subitem 6.2.1.2.4 da Portaria Inmetro nº 200/2021, qualquer modificação em matérias-primas, componentes, fornecedores ou processos fabris deve ser formalmente comunicada e documentada perante o OCP; por essa razão, mantemos um fluxo de governança regulatória que audita e atualiza periodicamente o acervo documental do cliente, garantindo que o dossiê permaneça auditável para fiscalizações da Rede Brasileira de Metrologia Legal e Qualidade (RBMLQ-I / IPEMs) e prevenindo a suspensão do certificado por inconformidades cadastrais.

Perguntas Frequentes

1. Quais são os documentos de constituição jurídica exigidos pelo Inmetro para iniciar a certificação? ▼

Exige-se o contrato social ou estatuto social vigente, o Cartão de CNPJ do fornecedor solicitante no Brasil e, no caso de fabricante estrangeiro, a identificação completa com endereço e localização das unidades fabris.

2. Em qual idioma os documentos técnicos do produto devem ser entregues ao OCP? ▼

Devem ser apresentados preferencialmente em língua portuguesa. Caso os documentos originais estejam em idioma diferente do inglês ou espanhol, exige-se a apresentação de tradução oficial.

3. Quais informações devem constar no Memorial Descritivo do produto? ▼

Deve conter a descrição detalhada do projeto, especificação dos componentes e matérias-primas, esquemas elétricos ou mecânicos, modo de funcionamento e a identificação de todas as variações de modelos do objeto.

4. A comprovação do Serviço de Atendimento ao Cliente (SAC) faz parte da documentação obrigatória? ▼

Sim. O fornecedor deve apresentar os procedimentos formalizados e registros auditáveis do SAC que comprovem a implementação do Sistema de Tratamento de Reclamações de clientes.

5. Quais documentos adicionais de importação são exigidos na certificação por lote (Modelo 1b)? ▼

Exige-se a apresentação da Licença de Importação (LI/LPCO) ou da Declaração de Importação (DI/Duimp), acompanhada da documentação que identifique de forma inequívoca os lotes de fabricação importados.

6. O que ocorre se a empresa não entregar a documentação solicitada no prazo do OCP? ▼

O descumprimento dos prazos ou a não resolução das pendências documentais gera a interrupção ou o cancelamento do processo de certificação, obrigando a empresa a iniciar um novo peticionamento.

7. Se houver alteração de um componente ou fornecedor, a documentação precisa ser atualizada? ▼

Sim. A norma determina que a documentação técnica seja mantida atualizada e qualquer alteração no projeto, matéria-prima ou processo fabril deve ser comunicada formalmente ao OCP.

Entre em contato conosco e descubra como podemos auxiliar na certificação para o seu negócio.

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